Administratief Medewerker

Benodigde opleiding: MBO 4

Voor de the client is the intermediary opzoek naar een tijdelijke invulling van een (Senior) Administrateur met het aandachtsgebied Personeel & Financiële Beheersing:

Opdracht

Voor de afdeling Financiën & Juridische Zaken binnen de sector Stadsontwikkeling zijn wij op zoek naar een ervaren Senior Administrateur Personeel & Financiële Beheersing. Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van een medewerker die momenteel afwezig is.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheer van personele en financiële informatie en lever je een belangrijke bijdrage aan de planning- en control cyclus van de organisatie. De nadruk van deze opdracht ligt op het personeels- en formatiebeheer, met speciale aandacht voor personeelskosten, formatieontwikkeling en managementinformatie.

Je komt terecht in een team van 11 collega's en een manager en vervult de rol van één van de twee senior administrateurs binnen het team. Dankzij een overdrachtsperiode van één maand met de huidige externe medewerker en ondersteuning vanuit ervaren collega's krijg je voldoende gelegenheid om je de specifieke processen eigen te maken. Vanwege de urgentie van de opdracht wordt er verwacht dat je binnen 2 tot 4 weken zelfstandig kunt functioneren.

De opdracht loopt in eerste instantie tot 1 juli 2027, met mogelijkheid tot verlenging afhankelijk van de duur van het lopende re-integratietraject van de afwezige medewerker.

Werkzaamheden:

Personeels- en formatiebeheer

• Beheren en actualiseren van personeels- en formatieoverzichten.
• Opstellen van maandelijkse analyses op het gebied van:

o bezetting;

o vacatureruimte;

o in- en uitstroom;

o personeelsmutaties;

o afwijkingen ten opzichte van begroting en formatie.

• Opstellen van urenanalyse op basis van werkelijke inzet versus begroting.
• Samenstellen van overzichten van personeelskosten voor managementrapportages, begroting en jaarrekening.
• Signaleren en analyseren van ontwikkelingen, risico's en afwijkingen binnen personeelskosten en formatie.

Financiële administratie en beheersing

• Verwerken, controleren en rapporteren van financiële gegevens.
• Ondersteunen bij het beheer van grootboek-, kostenplaats- en projectadministraties.
• Uitvoeren van controles op financiële transacties.
• Analyseren van inkooporders, verplichtingen en budgetuitputting.
• Signaleren van afwijkingen en verbetermogelijkheden.
• Ondersteunen bij budgetbeheer en kredietbewaking.
• Bijdragen aan een juiste en tijdige financiële verslaglegging.

Planning & Control

• Coördineren van werkzaamheden ten behoeve van de Jaarrekening 2027.
• Uitvoeren van analyses op reserves en voorzieningen.
• Opstellen van managementrapportages en financiële analyses.
• Leveren van onderbouwingen voor de planning- en control cyclus.
• Ondersteunen bij accountantscontroles en interne controles.

Wat breng je mee?

Must haves:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Bedrijfseconomie, Bedrijfsadministratie, Finance & Control of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring als administrateur, financieel beheerder of vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met financiële administratie, budgetbewaking en financiële analyses.
• Ervaring met financiële systemen zoals Key2Fin of SAP S/4HANA.
• Ervaring met personeels- en formatiebeheer en het opstellen van managementinformatie.
• Je bent in staat om binnen enkele weken zelfstandig te functioneren binnen een complexe organisatie.

Sterke pré:

• Ongeveer 10 jaar relevante werkervaring binnen een gemeentelijke of andere overheidsorganisatie.
• Kennis van gemeentelijke financiële processen, BBV en planning & control.
• Ervaring met Unit4.
• Ervaring met rapportagetools en geavanceerd gebruik van Excel.

Competenties

Er wordt gezocht naar een stevige senior professional die:

• Accuraat en analytisch sterk is.
• Zelfstandig en proactief werkt.
• Snel informatie doorgrondt en processen eigen maakt.
• Afwijkingen en risico's tijdig signaleert.
• Resultaatgericht handelt.
• Effectief samenwerkt met adviseurs, leidinggevenden en budgethouders.
• Beschikt over goede communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit.

Aanvullende informatie:

• 36 uur betreft een fulltime werkweek;
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar de opdrachtgever;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de opdrachtgever;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.